¿Cómo Mejorar la Comunicación Verbal en el Trabajo?

¿Quisieras fortalecer el trabajo en equipo y formar equipos eficientes de alto rendimiento? Esto es posible desarrollando habilidades de comunicación efectiva .

La mayor parte del tiempo solemos pensar que para tener una buena comunicación efectiva es necesario desarrollar ciertas habilidades para transformar nuestros espacios y tener una mejor influencia en nuestros equipos de trabajo.

Aprender ciertas habilidades de comunicación te pueden ayudar a desenvolverte de forma más productiva, y llevarte al éxito que te propones en tu espacio laboral.

¿Qué es la Comunicación Efectiva?

Este concepto se basa básicamente en cómo entendemos las emociones e interacción entre la información que se elige como catalizador. Es tener la capacidad de escuchar y comprender el todo sobre la información que se recibe, en pocas palabras tenemos que entendernos a nosotros mismos para ser entendidos.

Beneficios Vs Inconvenientes

Algunos de los beneficios que podríamos encontrarnos en el transitar del uso de la comunicación efectiva versus los inconvenientes de si no la aplicamos son las siguientes:

Beneficios:

• Enfoca al equipo a objetivos
• Cumplir con los objetivos de manera más sencilla y en menor tiempo
• Impulsa la moral del equipo saber que todos trabajan en la misma línea
• Distribuye los recursos de manera efectiva
• Fomenta el trabajo en equipo
• Fomenta la resolución de conflictos
• Evita malentendidos y posibles fisuras

Inconvenientes:

• Lleva a conflictos internos
• Desmotivación
• Clima laboral negativo
• Bajo rendimiento
• Poca probabilidad de éxito en los objetivos

Características de la Comunicación Verbal (Efectiva)

1. Define el propósito del mensaje

Antes de entablar cualquier comunicación, bien sea por teléfono, email, presencial, etc. Es necesario que dediques un tiempo a identificar el para qué de la misma.

Una vez lo tengas claro, marca una estrategia de comunicación. Busca un orden adecuado de las palabras para facilitar la comprensión del mensaje.

Con ello evitarás que se desvíe la atención  del equipo al que va dirigido el mensaje con palabras o frases que divagan.

2. Escucha activa

Existen momentos en los que solo escuchamos lo que creemos que es importante o esencial de un mensaje que nos da otra persona. De inmediato ya estamos elaborando mentalmente la respuesta que daremos antes que la otra persona haya terminado de hablar. 

Incluso, hay momentos que tenemos tanta prisa en contestar que interrumpimos el mensaje para dar nuestra respuesta sin haber captado la esencia del todo.

Por la premura, puedes llegar a obviar partes del mensaje que te podrían ser útiles para resolver cualquier problema o situación del equipo. 

La realidad es que si tomamos un tiempo para escuchar a nuestro interlocutor, respondemos con serenidad y con todos los datos en nuestro poder, y muy importante tendremos mayor control sobre la situación.

3. Ponte en el Lugar de la Otro Persona

Es importante entender que las situaciones no son de una manera u otra. Todo va a depender siempre de la perspectiva desde la que la mires tú o la otra persona. Depende también de sus aprendizajes previos o experiencias.

Esto es tan simple como que cada uno de nosotros podemos estar ante una misma situación y experimentarla de formas muy distintas, pero por qué pasa esto, pues precisamente depende de nuestras experiencias y aprendizajes anteriores. 

Recuerda que si no entiendes el punto de vista de otra persona, difícilmente harás que esta entienda el tuyo.

4. Desarrolla una Comunicación Asertiva

Por otra parte tenemos la comunicación asertiva, la cual trabaja de la mano de la comunicación efectiva. Esta se basa en la capacidad de decir lo que pensamos desde el respeto a los demás. Las bases para poner en práctica una comunicación asertiva son:

• Realizar una escucha activa.
• Recuerda que eres tan importante como los demás, expresando tus sentimientos y opiniones sin cohibirte.
• Hablar siempre desde el respeto.
• Respetar y no limitar la opinión de los demás.
• Aceptar las críticas y reflexionar sobre el punto de vista de los demás.

5. Exprésate con tu Tono de Voz y tu Cuerpo

La forma en cómo transmites un mensaje, es incluso más importante que las palabras que empleas. Si utilizas un tono de voz no adecuado y tus gestos tampoco ayudan, podrás haber maquinado la mejor frase del mundo pero nadie creerá en lo que dices.

Lo mejor que puedes hacer para que tus gestos y tu tono de voz transmitan lo que quieres expresar, es identificarte con el mensaje. Si tú mismo no crees lo que estás diciendo, difícilmente lograrás que los demás hagan lo mismo.

Tu mensaje siempre debe ir acorde con tus principios y valores. De esta manera, siempre tendrás el gesto y tono adecuado a lo que estás expresando porque te sentirás cómodo con ello.

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6. Sé Breve y Claro en tu Presentación

Si extiendes mucho el mensaje con adornos y divagaciones, la esencia del mismo se perderá y el impacto que quieras provocar en la otra persona se disolverá a medida que añadas palabras vacías. 

Ve siempre al grano, de modo que el receptor entienda claramente el mensaje.

7. Da y Pide Feedback

El feedback es una de las estrategias que dan muy buenos resultados. Pues con este, puedes utilizar la visión y experiencia del resto del equipo para mejorar el trabajo de cada uno, aumentando el conocimiento de todos y ayudando a conseguir los objetivos con mayor facilidad.

Es favorable que el feedback se reciba de más de una persona para confirmar el nivel de acierto.

Al momento de dar un feedback, es imprescindible resaltar todo lo que se ha hecho bien y lo que se debe mejorar o cambiar. Te recomiendo que dejes muy en claro qué es exactamente lo que crees que está mal, por qué crees que es así y, por supuesto, aportar una solución.

Con esto, le harás saber a tu equipo que, no solo ves los errores, sino que también trabajas en aportar soluciones para mejorar el desempeño del grupo.

8. Confirma que se ha Recibido tu Mensaje

Si no nos ocupamos en saber de que el mensaje haya llegado correctamente, existe la posibilidad de que partes del mismo se hayan perdido en el camino.

Si existe alguna parte del mensaje que es importante, resáltala. No des por entendido que la otra persona captará el mensaje tal cual como tú lo tienes en tu cabeza. Por eso, es necesario confirmar que tu mensaje ha llegado y se entiende correctamente.

En caso contrario, cuando eres tú quien recibe la información, ocúpate de que quien te transmite el mensaje te de todos los datos necesarios y que lo que has recibido sea lo que te pretendían transmitir.

9. Define el Canal de Comunicación

Deja en claro qué comunicaciones se deben hacer por los diversos canales como chat, emails, videollamada, etc, y cuáles pueden esperar hasta la siguiente reunión.

A veces podemos resolver algunos temas por videollamada sin necesidad de convocar alguna reunión presencial. El uso de estos canales favorece a la productividad y manejo del tiempo.

10. Comunica los Cambios Importantes a Tiempo

Si surge algún cambio importante en el proyecto, es prioridad que lo comuniques. Esto debe ser comunicado a la brevedad posible al resto del equipo. 

Ten por seguro que te lo agradecerán, pues no hay nada más incómodo darte cuenta de que has estado trabajando en vano.

¿Cuál es la importancia de Todo Esto?

A continuación te mencionaremos la gran importancia de la comunicación efectiva:

• Construye y fortalece las buenas relaciones de trabajo. 
• Contribuye a liberar tensión ocasionada por fallas de comunicación.
• Ayuda a cohesionar los equipos, disminuyendo  el error humano y la frustración entre colaboradores.
• Establece un espacio y medio para la innovación. 
• Permite el diálogo entre los equipos de trabajo y la gerencia, rompiendo barreras para comunicar ideas innovadoras que impulsen el desarrollo de la empresa.
• Proporciona buenas prácticas gerenciales para incrementar el rendimiento. 

La comunicación efectiva te ofrece herramientas para saber cómo trabajar y colaborar con tus compañeros y  la toma de decisiones para situaciones de conflicto. 

Así mismo, el desarrollo de habilidades de comunicación efectiva te favorece en un máximo manejo de equipos de trabajo más grandes y de alto valor en su desempeño.
 
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