¿Cómo Gestionar un Equipo de Teletrabajo?

Sin lugar a dudas, la pandemia por Covid 19 ha catapultado la modalidad del teletrabajo. hay quienes ya lo hacían desde hace un tiempo en mayor o menor medida, pero para algunos ha sido algo nuevo.

Para aquellos que tienen cargos intermedios y directivos, el verdadero reto no es sólo esta modalidad, sino, la gestión efectiva de  sus equipos de trabajo de forma remota. De por sí, gestionar equipos es una tarea compleja, hacerlo remoto significa un gran desafío, especialmente si no se ha hecho antes. 

8 Tips para Gestionar un Equipo de Teletrabajo 

A pesar de que la mayoría ha vuelto a sus puestos de trabajo de manera presencial, este hecho se ha flexibilizado en gran medida. Por eso, a continuación te describimos algunos tips que te podrían ayudar a la hora de gestionar equipos a distancia: 

1. Definir Claramente los Objetivos

En el teletrabajar, hay casos en el que no es necesario ajustarse a un horario fijo, con excepción de puestos como servicio al cliente, etc. Por lo cual, para gestionar un equipo que no se encuentra presencial, debes basarte en resultados. Es decir, definir claramente los objetivos y dejar que sean los miembros del equipo quienes elijan cómo organizarse. Lo que importa ahí, es que el trabajo se haga correcta y se cumpla con los tiempos establecidos.

Como líder del equipo, está en tu responsabilidad definir concretamente las responsabilidades y metas para cada miembro del equipo. Esto evitará malentendidos y ambigüedades si seguimos el método SMART:  

➤ Específicos 

➤ Medibles 

➤ Alcanzables 

➤ Retadores 

➤ Con plazos 

2. Gestionar el Rendimiento

Gestionar el rendimiento y dar feedback es crucial en equipos remotos, y podríamos decir que es aún más importante. Debes ser capaz de monitorizar si tu equipo está o no, alcanzando los objetivos establecidos. Por esa razón, establece vías para medir los avances, dar feedback y guiarlos oportunamente. La manera de hacerlo dependerá de: 

➤ La actividad 

➤ Tipo de empresa 

➤ Preferencias de cada equipo 

Es posible establecer KPIs, reportes diarios o semanales, videollamadas, etc. Para conseguir mejores resultados, es conveniente acordar con tu equipo los parámetros y el modo de hacer ese seguimiento. 

3. Generar un Ambiente Confiable y Comprometido

Cuando tenemos un equipo teletrabajando, es primordial construir, previamente, una cultura de confianza, responsabilidad y compromiso. Esto, normalmente, no surge de un día para otro, va a depender en gran parte de ti. 

4. Liderazgo Motivador

Poner en práctica un liderazgo sano y motivador es clave para generar equipos de alto rendimiento. Si eres de los líderes que empoderan al equipo, ten por seguro que todos alcanzarán resultados positivos. Trabajar remotamente puede llegar a ser duro para algunos miembros del equipo, es ahí donde debes ser capaz de aportar a cada miembro del equipo lo que requiere. Puede que algunos necesitan más orientación, otros más libertad.

Debes mantenerte atento a las necesidades de cada uno, y cuando haya dudas, preguntarles cómo puedes ayudarles.

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5. La Comunicación

Una buena comunicación es crucial para que un equipo funcione correctamente, y más aún  cuando los miembros no están en la misma ubicación. Cuando teletrabajamos, perdemos el contacto físico y visual del lugar de trabajo, por eso es importante llevar a  cabo procesos y herramientas que nos garanticen que todos reciban la información adecuadamente.

Para ello, es conveniente pautar con el equipo ciertas normas: 

➤ Medio para comunicarse, bien sea correo electrónico, teléfono, videollamada, Telegram, WhatsApp, etc. 

➤ Cómo se comunicarán las urgencias. 

➤ Cuáles serán las plataformas, la frecuencia y los participantes de las reuniones por videoconferencia. 

➤ Uso de chats para comunicaciones espontáneas. 

➤ Gestión de conflictos. 

➤ Seguimiento de los proyectos en curso.

6. Herramientas de Trabajo Colaborativo

En los equipos de teletrabajo, cuando hay tareas donde varios miembros están involucrados en una misma tarea, es importante apoyarse con herramientas que agilicen el trabajo colaborativo. 

Algunas herramientas que te serán muy útiles son: 

➤ Para reuniones virtuales: Skype, Zoom, Google Meet. 

➤ Para gestionar proyectos: Trello, Slack, Asana. 

➤ Para compartir archivos: Dropbox, Google Drive. 

➤ Para enviar archivos grandes: WeTransfer. 

7. Formación

Para algunos miembros del equipo, teletrabajar puede ser algo completamente nuevo y significa un gran cambio en la forma de hacer las actividades diarias. El uso de herramientas para la gestión de las tareas, puede llegar a agobiar a nuestros colaboradores. Para facilitar que el trabajo y la comunicación fluyan, lo ideal es brindar formación y entrenamiento para el uso de las nuevas tecnologías que se vayan a utilizar. Claro está, que dicha formación debe ser adaptada a las necesidades de cada miembro.

Ahora bien, si ya hay miembros del equipo que tienen conocimiento y experiencia con esas herramientas, puedes apoyarte en ellos para que sirvan como mentores o de sus compañeros. Así agilizamos la formación y promovemos el trabajo en equipo. 

8. Gestionar la Diversidad Cultural

Es posible que lleguemos a trabajar de forma remota con profesionales de otros países, por eso es importante tener en cuenta que existirán diferencias culturales lo que podría convertirse en una fuente de conflictos. Por eso, es esencial mantener una mentalidad abierta ante cualquier malentendido. Algunos de estos malentendidos pueden surgir a consecuencia del idioma. Por lo que te recomendamos resumir los asuntos principales tras una llamada.

Si trabajas con un equipo multicultural, te recomendamos que te informes sobre algunas posibles diferencias culturales de los miembros y cultivar una mentalidad abierta dentro del equipo.

En resumen, el teletrabajo se encuentra en boga y es fundamental que estemos preparados y capacitados para adaptarnos a esta forma de trabajar. Preparémonos y optimicemos el trabajo a distancia.

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