Claves para Implementar E-learning en la Empresa

Las claves para implementar e-learning en la empresa te ayudará a llevar a cabo un proceso sistematizado para lograr ser exitosos en el establecimiento de procesos formativos bajo modalidad e-learning, esperamos lo disfrutes!

¿Sabes qué es la Educación a Distancia (EAD)? Se trata de una forma de enseñanza que le permite a una persona realizar cursos fuera de un aula de clase física, sin la presencia de un profesor, y haciendo uso de recursos impresos o electrónicos.

El e-learning, a su vez, es una rama de la EAD que utiliza solamente recursos electrónicos como computadores, notebooks, tecnologías móviles e internet para la capacitación de personal dentro de las empresas.

Tomando a Brasil como ejemplo, en este país empresas como Impacta, IBM, Grupo Solera o Buscapé , entre otras, han hecho uso del e-learning con la finalidad de entrenar a su colaborador, clientes y proveedores en procesos de trabajo, operación de máquinas , políticas de seguridad, liderazgo, entre otras competencias.

De hecho, los motivos por que las empresas invierten en e-learning son muchos. Algunos de ellos son:

• Ahorro económico por concepto de alquiler de aulas físicas e instrumentos de soporte.
• Los cursos pueden ser administrados desde diferentes lugares simultáneamente.
• Las aulas virtuales tienen capacidad para un mayor número de personas respecto a las aulas físicas.
• Informes de acceso que le permiten a los administradores modificar cursos y estrategias.
• Responsabilidad ambiental producto de la abstención en el uso de papel.
• Reducción en costos de entrenamiento.
• Cruce de información acerca de la calidad de los procesos de producción con el fin de hacer los cursos aún mejores.

Por otra parte, los colaboradores que tienen acceso a los cursos de e-learning también tienen beneficios como:

• Más control en el ritmo de aprendizaje.
• Interfaz y botones intuitivos, que se pueden usar fácilmente sin necesidad de un manual de instrucciones.
• Intercambio de experiencias con trabajadores de cualquier otro lugar del mundo a través de foros.
• Cursos interactivos con audio, video, texto, animaciones, imágenes y otros recursos que facilitan el aprendizaje.
• Inclusión digital para colaboradores que aún no usan computadores.

Además, cuando una empresa invierte en el desarrollo de su trabajador, estos se sienten más motivados para trabajar, lo cual se transforma en un diferencial competitivo en un mercado cada vez más voraz.

Ahora bien, debes estarte preguntando ¿Cómo hacer para implementar un programa de E-learning en mi empresa? Lo veremos a continuación:

Implementar E-learning en la Empresa

1- CONOCER LAS NECESIDADES DE FORMACIÓN

Tener una plantilla motivada y calificada siempre es positivo para el negocio, pero algunas veces resulta difícil decidir los contenidos de la formación, a quien dirigirla o de qué manera hacerlo.

El primer paso de las “claves para implementar e-learning en la empresa” es solicitar a un consultor o a RRHH que realice un análisis de la demanda de entrenamientos en tu empresa y verifique que pueden ser realizados por medios electrónicos.

Te compartimos cuatro pasos para realizar una buena detección de necesidades formativas en la empresa:

✅ Investigamos y analizamos qué conocimientos o habilidades necesitan mejorar los empleados y estudiamos qué nivel es lo que tienen y lo que es necesario para cada puesto de trabajo. ¿Cómo lo podemos descubrir? Podemos hacerlo a partir de las siguientes herramientas:

• Observación. Consiste en observar la conducta en el trabajo del empleado y compararla con el patrón esperado. Hay que contar con una persona cualificada y tener en cuenta que sólo se recogen los datos del puesto de trabajo.
• Entrevistas individuales a diferentes niveles según la persona o lugar. Consiste en conseguir información a través de un diálogo entre el entrevistado y el empleado. Es común entrevistó también al jefe directo del empleado para preguntarle en que considera que deben formarse sus subordinados.
• Cuestionarios . Se trata de una lista de preguntas específicas que pretenden reunir información sobre conocimientos, habilidades, opiniones sobre el trabajo que realiza una persona en la empresa.
• Simulaciones que pongan a prueba las habilidades de los participantes para saber en que podrían formarse.
• Descripción del puesto de trabajo , que consiste en analizar la descripción y perfil del puesto para conocer las funciones y los requisitos que debe satisfacer la persona que lo ocupa. De este modo, se compara lo que requiere el lugar con el que la persona hace.

✅  Una vez tengamos los resultados, podremos observar qué es lo que los trabajadores hacen incorrectamente y qué es lo que les impide hacerlo bien. Lo que sí debemos tener claro es que los trabajadores que no desarrollan alguna de sus tareas de forma correcta es normalmente por falta de conocimientos, habilidades o actitud.

✅  Es por este motivo por el que es importante establecer un orden de prioridad en relación a las necesidades de formación de cada departamento y cada trabajador. Siempre detectaremos espacios de mejora, pero los recursos limitados y la dedicación que requiere el desarrollo de la formación, hacen imprescindibles una correcta priorización que podemos establecer en diferentes niveles, tales como el impacto esperado, los niveles de motivación o las obligaciones legales y de actualización.

✅  Cuando por fin decidimos cuál es el orden de prioridades, deberemos elegir el tipo de formación más adecuada para actualizar los conocimientos: Duración, metodología, modalidad, … No Sin embargo, para elegir cualquier tipo de formación también tendremos que tener en cuenta el presupuesto que tiene la empresa destinado a formación, el número de personas que van a hacer el curso, la localización de tus empleados es decir si están a la misma oficina, y si la formación se realizará por formadores internos o externos a la empresa.

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También colocamos a tu disposición este valioso recurso que pone a tu disposición los conocimientos con las que podrás profundizar más aún tus conocimientos en el área y los pongas en práctica en tu organización. 

2- SELECCIONAR LA PLATAFORMA ELEARNING

Después, es necesario elegir dentro de varias opciones, una plataforma de Sistema de Gestión de Aprendizaje (SGA), que no son más que softwares con los cuales serán impartidos los cursos que tomarán los trabajadores.

Algunos de estos softwares ofrecen la posibilidad de realizar estos cursos en notebooks, desktops, smartphones, tablets y otras tecnologías, lo que facilita aún más que otro tipo de público, en lugares y situaciones diferentes, pueda acceder a estos cursos.

Adicionalmente, algunas plataformas permiten cargar o activar tus propios contenidos en formato digital, tales como inducciones de personal en formato digital, cursos sobre procesos específicos de la empresa, entre otros. Es clave anticiparnos a que una vez implementemos estrategias de formación e-learning es posible que en el futuro quieras cargar tu propio contenido digital, por lo que esta condición es esencial.

Algunas de las características más relevantes que una plataforma e-learning debe disponer para la formación desde la empresa son:

• Permitir crear grupos de aprendizaje para segmentar y crear planes formativos personalizados.
• Ofrecer un sistema robusto de informes de seguimiento en tiempo real.
• Posibilidad de cargar tus propios contenidos o cursos y diferentes opciones de formatos;
  • Imágenes:jpg , jpeg, png, gif( svg requiere un complemento )
  • Documentos:pdf , psd(Adobe Photoshop), todos los formatos de Microsoft Word, PowerPoint y Excel
  • Sonido:mp3 , m4a, ogg,wav
  • Vídeo:mp4 , m4v, mov, wmv(pero es recomendable un servicio de alojamiento de vídeo, como Vimeo, Wistia, Amazon S3, etc)

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