¿Cómo Estructurar un Correo Electrónico de Negocios en Inglés?

El correo electrónico se considera como uno de los medios de comunicación más comunes y utilizados en la humanidad. Estos son rápidos, inmediatos y confiables. Es posible interactuar a través de ellos con empresas o personas de otros países.

En el trabajo, al tratarse de una situación profesional, redactar correos requiere un nivel de formalidad, y si este debe ser enviado en inglés, es fundamental cuidarse de cometer errores, de esa forma transmitirás una buena impresión para ti y para la empresa. 

Para redactar un correo en inglés de forma correcta, no se recomiendo acudir a la improvisación. Acá te dejamos algunos consejos que te garantizará un éxito rotundo del correo electrónico:

Es la primera información que ven los destinatarios al recibir un correo electrónico, si este no está escrito de forma clara, podríamos llevar al receptor a ignorarlo sin siquiera abrirlo. Por eso, es primordial dar un mensaje preciso y conciso de principio a fin, indicando el motivo de la redacción en dos o tres palabras. 

Ejemplo:

• Subject: Delivery delay / Retraso en la entrega
• Subject: Web Content Editor position / Puesto de editor de contenido web
• Subject: New product catalogue / nuevo catálogo de productos

A diferencia de otros idiomas en las que son necesarias algunas oraciones largas y complejas en un contexto escrito formal, en el inglés es muy conciso y predominan las oraciones cortas y una forma simple de escribir. Debes de asegurarte de dividir el texto en dos o tres párrafos, esto le facilita al lector visualizar velozmente los puntos clave.

Cuando se redacta en inglés un e-mail, además de usar otro idioma, también se está incorporando a otra cultura con otras costumbres. Especialmente, los anglosajones se fijan detalladamente a las formas de cortesía y gratitud, por lo que debes estar atento a agregarlas. 

Ejemplo:

• Dear Mr/Mrs/Ms / Estimado señor/señora/señora
• Dear Sir/Madam / Querido señor, señora
• Best regards / Atentamente
• Kind regards / Saludos cordiales

No envíes un correo en inglés sin antes haber vuelto a leer lo que escribiste, esto aplica para todos los idiomas. Es común cometer errores gramaticales o de transcripción, incluso en nuestro propio idioma. Por lo que si escribiste un correo en inglés, es posible que cometas algunos errores fácilmente. 

Verificar dos veces lo que has escrito es un proceso sencillo que te evitará parecer una persona descuidada y poco profesional.

La firma al pie del texto en un correo electrónico, es vital para que el destinatario sepa y conozca toda la información importante sobre ti, que incluye:

• Nombre y apellido
• Cargo profesional
• Teléfono de contacto
• Detalles sobre la empresa (nombre, dirección)
• Link del sitio web de la empresa

Los correos electrónicos en general, deberían ir estructurados de la siguiente forma: introducción, cuerpo del texto y conclusión.

Existen diversas maneras de iniciar un correo en inglés, pero cualquiera de las formas, siempre se debe iniciar con un saludo. En el caso formal, las opciones más adecuadas son:

• Apellido del destinatario / ejemplo, Mr. Jonh
• Si desconoces el nombre del destinatario puedes iniciar con Dear Sir/Madam
• De forma más general, «To whom it may concern» / «A quién pueda interesar 

Después del saludo inicial, es necesaria una oración introductoria que indique el motivo del correo, este debe ser coherente con el asunto del correo. Haz una presentación corta, los textos largos aburren y desalientan a las personas a continuar leyéndolos.

No existe una fórmula exacta para redactar un cuerpo de texto en inglés. Este va a variar dependiendo de la función de lo que se desee comunicar. Recomendamos realizar un borrador inicial.

Las reglas generales son simplemente en relación a que el texto vaya dividido en párrafos cortos que eviten abreviaturas y siglas.

La forma más común de finalizar un correo electrónico es:

• Best regards / Atentamente
• Kind regards / Saludos cordiales
• Regards / Saludos